Ausgangssituation
Ein Pflegedienst in Bayern betreibt zwei Einrichtungen mit insgesamt 80 Betten. Wie die meisten Pflegeeinrichtungen kämpften sie mit denselben Problemen:
- Dokumentation fraß 3-4 Stunden pro Tag
- Dienstpläne wurden manuell erstellt – und dann wieder angepasst
- Angehörige riefen ständig an, um den Zustand ihrer Lieben zu erfragen
- Pflegekräfte hatten keine Zeit für die eigentliche Pflege
Der Ansatz
Statt alles auf einmal zu ändern, haben wir Schritt für Schritt automatisiert:
Schritt 1: Telefon und Kommunikation (Woche 1-2)
Der KI-Agent übernahm eingehende Anrufe. Angehörige konnten den aktuellen Zustand des Bewohners abfragen – ohne dass jemand ans Telefon musste. Terminvereinbarungen wurden automatisch im Kalender eingetragen.
Schritt 2: Dokumentation (Woche 3-4)
Der KI-Agent unterstützte bei der Pflegedokumentation. Er erinnerte an lückenhafte Einträge und half, Nachweise vollständig zu halten.
Schritt 3: Dienstplanung (Woche 5-6)
Der KI-Agent erstellte den Dienstplan basierend auf Verfügbarkeit, Qualifikationen und gesetzlichen Vorgaben. Änderungen wurden automatisch kommuniziert.
Ergebnisse nach 6 Wochen
| Metrik | Vorher | Nachher |
|---|---|---|
| Dokumentationszeit/Tag | 3-4 Stunden | 45 Minuten |
| Dienstplan-Erstellung | 1 Tag/Woche | 30 Minuten/Woche |
| Angehörigen-Anrufe (unkompliziert) | 20-30/Tag | 0 (Self-Service) |
| Regressforderungen (2025) | 3 | 0 |
| Gesamtzeit gespart | – | 20+ Stunden/Woche |
Was die Pflegekräfte sagen
"Ich kann mich wieder auf das konzentrieren, wofür ich diesen Job gemacht habe: Die Menschen pflegen, nicht den Papierkram."
– Pflegefachkraft, Bayern
Kosten vs. Nutzen
Der KI-Agent kostet weniger als eine halbe Vollzeitstelle. Gespart werden über 20 Stunden pro Woche – bei gleichem Personal.
Die Amortisationszeit: weniger als 2 Monate.
Für wen ist das relevant?
Dieses Setup funktioniert für Pflegeeinrichtungen ab 20 Betten. Je größer, desto mehr Zeit wird gespart.
Wenn du wissen willst, was ein KI-Agent für deine Einrichtung tun kann, red with uns.